Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thường coi trọng và không ngừng tìm cách củng cố sự đoàn kết của đội ngũ. Ông cha ta đã có câu “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” - thực tế đã chứng minh sự đoàn kết có hiệu quả trong mọi vấn đề ở mọi tổ chức. Đó là lý do công ty, doanh nghiệp nào cũng tổ chức các chuyến du lịch thường niên kết hợp với chương trình Team Building, không phải theo phong trào mà vì hiệu quả gắn kết nội bộ và phát triển của doanh nghiệp.

Nên tự tổ chức team building hay thuê đơn vị du lịch có kinh nghiệm tổ chức? Dưới đây là danh sách những đầu việc quan trọng để chuẩn bị cho một chương trình Team Building sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi này.

#1. Xác định mục tiêu của chương trình Team Building

Ngoài mục đích gắn kết, thông điệp của chương trình Team Building là gì?

Mục đích của các chương trình team building không chỉ là để gắn kết đội ngũ, việc nắm được chính xác vấn đề công ty đang gặp phải rất quan trọng để đưa ra một chương trình phù hợp với mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp - những giải pháp đi sát vấn đề chứ không phải một chương trình team building chung chung với các hoạt động, trò chơi năm nào cũng giống nhau. Đó cũng sẽ chính là thông điệp của chương trình để từ đó xây dựng nội dung team building.

#2. Lên kế hoạch tổ chức chương trình

Với những vấn đề của công ty được nhận định rõ ràng, doanh nghiệp tự làm chương trình Team Building sẽ phải phác thảo lên chương trình chi tiết từ ý tưởng đến các công tác chuẩn bị

Chọn ý tưởng, chủ đề chương trình

Du lịch kết hợp Team Building, du lịch M.I.C.E, hay bất cứ một chương trình, hoạt động gì trong doanh nghiệp, quan trọng nhất vẫn là phải nắm được văn hóa doanh nghiệp, thấu hiểu nhân viên để đưa ra các chương trình phù hợp.

Lên danh sách số lượng người tham gia

Việc lên danh sách cụ thể số lượng người tham gia sẽ giúp xác định quy mô và việc tổng hợp được thành phần tham gia gồm những ai, độ tuổi nào sẽ giúp lên kế hoạch chương trình chi tiết cụ thể về số lượng và phù hợp với doanh nghiệp nhất.

Chính sách cho người thân của nhân viên tham gia chương trình du lịch team building cùng công ty được đánh giá cao về hiệu quả gắn kết

Ngoài ra, công ty có thể đưa ra các chính sách cho thành viên công ty đưa gia đình (vợ chồng, con cái) cùng tham gia chương trình. Đây là hình thức giao lưu và gắn kết hiệu quả rất nhiều doanh nghiệp áp dụng, cho phép người thân của nhân viên đăng ký và chi trả những khoản phí nhất định tùy vào chế độ của từng doanh nghiệp.

Chọn địa điểm tổ chức, ăn uống, chỗ nghỉ

Team building là hoạt động dành cho toàn thể nhân viên nên doanh nghiệp có thể dựa vào các khảo sát nội bộ để chọn lựa địa điểm đông người ưa thích nhất: tổ chức tại bãi biển hay trong rừng, hoạt động trong nhà hay ngoài trời…, cùng với các yếu tố về chủ đề chương trình và chi phí để chọn được địa điểm lý tưởng nhất.

Một nhà hàng chất lượng và quy mô phù hợp cho chương trình team building

Tốt nhất là nên chọn chỗ nghỉ ngơi và ăn uống gần địa điểm tổ chức team building để tiết kiệm thời gian đi lại xa cũng như tạo điều kiện thuận tiện nhất cho mọi người tránh mệt mỏi và nên có sự tham khảo chi phí cũng như chất lượng để đảm bảo sự cố tối thiểu trong chuyến đi.

Chọn thời gian tổ chức

Để chọn được thời gian tổ chức, doanh nghiệp cần tự trả lời được các câu hỏi:

• Chương trình Team Building diễn ra vào thời điểm nào thì không làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh?
• Chương trình diễn ra mấy ngày, vào ngày thường hay cuối tuần thì thuận lợi cho công nhân viên?
• Thời điểm đó có thích hợp với thời tiết khí hậu của địa điểm dự tính tổ chức hay không?

Xây dựng các hoạt động, trò chơi, nội dung chương trình

Để tổ chức tốt một chương trình trò chơi team building thật hấp dẫn, trở thành kỉ niệm đáng nhớ cho mọi người thì công tác chuẩn bị cần chỉn chu, kĩ lưỡng nhất

• Xác định đúng chủ đề, tên gọi, mục tiêu của trò chơi theo sát chủ đề chương trình
  
• Nắm rõ được địa hình, địa thế của nơi tổ chức
  
• Lựa chọn người dẫn chương trình phù hợp, biết cách gây hoạt náo và lôi kéo được tất cả mọi người
  
• Chuẩn bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ cho trò chơi

Sắp xếp phương tiện đi lại

Xe khách nhiều chỗ thường là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp vì phổ biến và số lượng chỗ linh hoạt. Tuy nhiên, cần lưu ý những điều sau:

Chọn xe cao cấp sẽ đem đến trải nghiệm du lịch tốt hơn - chương trình team building hiệu quả hơn

• Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc xe chuyên chạy theo hợp đồng).
  
• Hạn chế việc thuê các xe chạy vận chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe và thậm chí có tuyến vận chuyển khách bên ngoài).
  

Thuê ekip chụp ảnh, quay phim cho chương trình

Một sự kiện Team Building ý nghĩa là thế nhưng qua thời gian cũng sẽ đi vào quên lãng nếu không ghi lại. Tuy đây là bước không bắt buộc nhưng chắc chắn doanh nghiệp nào cũng hiểu sự cần thiết của việc ghi lại hình ảnh của chương trình Team Building. Một bức ảnh đẹp cũng đủ để thể hiện một chương trình Team Building thành công.

Đừng quên chuẩn bị máy ảnh, máy quay để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ

Nếu muốn có những bức ảnh đẹp, video chuyên nghiệp được biên tập cẩn thận và sắc nét, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị có ekip chuyên nghiệp để cho ra những thước hình ấn tượng có thể dùng làm chất liệu truyền thông mạnh mẽ sau này.

#3. Triển khai

Sau khi có kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp cần có kế hoạch phân công nhân sự cụ thể với vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên để chương trình được tổ chức theo đúng kế hoạch.

Ngoài kế hoạch chuẩn bị, cần có kế hoạch triển khai và tổng duyệt thực tế

Ngoài ra, để đảm bảo một chương trình team building diễn ra xuyên suốt và tốt đẹp, doanh nghiệp nên tổng duyệt, giám sát, kiểm tra tiến độ, xem xét các rủi ro và chuẩn bị các phương án dự phòng nếu có (rủi ro về thời tiết, địa hình không thuận lợi…)

Doanh nghiệp có nên tự tổ chức Team Building?

Xây dựng một chương trình Team Building tưởng đơn giản nhưng lại có rất nhiều vấn đề xoay quanh. Với những doanh nghiệp nhỏ từ 50 nhân viên trở xuống, việc tự tổ chức chương trình du lịch Team Building có lẽ sẽ đơn giản hơn bởi với quy mô không quá lớn, doanh nghiệp có thể tự xoay sở để xây dựng và triển khai chương trình.

Doanh nghiệp tự tổ chức team building - Nên hay không?

Trái lại, với những doanh nghiệp lớn cần một chương trình team building hoàn hảo có ý nghĩa không chỉ là sự kiện đãi ngộ nhân viên mà còn để truyền thông, nhưng không có đủ nhân sự có chuyên môn phụ trách sự kiện, việc thuê đơn vị chuyên nghiệp tổ chức chương trình Team Building thường niên là hợp lí và tiết kiệm hơn cả bởi sẽ tránh được sự quá tải cho nhân viên và hoàn toàn yên tâm chương trình diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch.

Thông thường, sau khi tiếp nhận yêu cầu của doanh nghiệp, các đơn vị du lịch sẽ đảm nhiệm toàn bộ các công tác chuẩn bị, lên kế hoạch chương trình, ý tưởng, và cả các kế hoạch dự phòng. Nhiều đơn vị tổ chức du lịch Team Building thậm chí còn cung cấp cả dịch vụ quay phim và chụp ảnh chuyên nghiệp.

Kỳ Nghỉ Việt hy vọng bài viết này có thể giúp bạn hình dung rõ nét hơn các khâu chuẩn bị để tạo nên một chương trình du lịch Team Building thành công, đồng thời tự đánh giá được quy mô và tiềm lực nhân sự của doanh nghiệp mình để đưa ra quyết định tự tổ chức hay nên kết hợp với đơn vị chuyên nghiệp làm chương trình Team Building.

Kỳ Nghỉ Việt chúc doanh nghiệp bạn ngày càng thành công và có những mùa team building hiệu quả và đáng nhớ!