Được cho là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp giúp gắn kết tạo sự phối hợp tự nhiên giữa các phòng ban, mỗi năm, chi phí bỏ ra cho những chương trình team building không hề nhỏ. Tuy vậy, doanh nghiệp có đang kiểm soát tốt ngân sách và hiệu quả của các hoạt động team building để kịp thời cứu vãn sự mất cân bằng trong doanh nghiệp? Cùng Kỳ Nghỉ Việt tìm hiểu 4 lí do phổ biến gây lãng phí tiền bạc cho các hoạt động Team Building mà doanh nghiệp ít để ý tới nhé.

#1. Không kiểm soát được số lượng người tham gia

Việc xác định số lượng khách mời tham dự chương trình là một trong những bước đầu tiên cơ bản nhất trong việc tổ chức chương trình team building để từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, lên các suất ăn, đặt phòng nghỉ và chuẩn bị các bước tiếp theo cho phù hợp.

Đừng để lãng phí chi phí vì không kiểm soát được số lượng người tham gia

Một số chương trình team building bao gồm khách mời như đối tác, người thân của nhân viên thường gặp tình trạng thừa suất vì nhiều lí do khách mời không thể tham dự, gây ra lãng phí tiền bạc và cả sức người. Chính vì thế, doanh nghiệp cần có chính sách và cách thức để đánh giá chính xác nhất lượng khách tham gia chương trình và có sự chuẩn bị hợp lý. Một chương trình vừa vặn, không thiếu không thừa không chỉ mang lại thiện cảm cho người tham dự mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của đội ngũ tổ chức.

Ngoài ra, mỗi cá nhân trong tổ chức cũng cần tự ý thức và có trách nhiệm tham gia các sự kiện chung của công ty, nếu không, cần có sự chủ động thông báo sớm nhất với bộ phận tổ chức để giảm thiểu sự lãng phí không đáng có.

#2. Không có kế hoạch chương trình cụ thể kéo theo các chi phí phát sinh

Bắt tay vào tổ chức chương trình team building, bạn sẽ thấy công tác tổ chức không hề đơn giản. Với những chương trình cho doanh nghiệp lớn với số lượng khách tham gia lên đến cả nghìn người, để tổ chức thành công và không lãng phí nhất định phải có kế hoạch chương trình cụ thể.

Từ địa điểm, cách thức, lịch trình, thời gian chi tiết theo từng khung giờ đến việc phân công nhân lực và quản lý, doanh nghiệp sẽ cần phác thảo được tổng thể chương trình sẽ diễn ra như thế nào một cách tỉ mỉ nhất và liên hệ với các đối tác để tham khảo chi phí để cân đối cho phù hợp. Nếu không, chương trình team building sẽ trở nên rời rạc, nhân sự được phân công không nắm được vai trò tiếp theo của mình để phối hợp nhịp nhàng với nhau. Một chương trình chắp vá, ko xuyên suốt sẽ khó mang lại kết quả như mong đợi, khiến cho mọi cố gắng tổ chức đều không mang lại giá trị.

Đấy là chưa kể đến còn phải tính trước các phương án dự phòng để có thể linh hoạt áp dụng thay thế lẫn nhau, không chỉ để tránh tạo trải nghiệm xấu cho người tham gia mà còn để giảm tối đa các chi phí phát sinh không được tính toán trước dẫn đến chi phí cao.

#3. Đội ngũ tổ chức không chuyên nghiệp

Người ta thường quan niệm tự mình tổ chức thì chi phí sẽ tiết kiệm hơn. Thực tế, để tránh được 2 yếu tố gây lãng phí nêu trên, doanh nghiệp cần một đội ngũ có kinh nghiệm chuyên môn chuyên nghiệp và tư duy quản trị như một nhà tổ chức sự kiện.

Thuê một đơn vị chuyên tổ chức team building có tiết kiệm chi phí?

Đưa quá nhiều hạng mục vào chương trình có thể dẫn đến không kiểm soát được thời gian, thiếu kinh nghiệm trong công tác chuẩn bị sân khấu sẽ khó quản lý chất lượng âm thanh, ánh sáng,...Đồng thời, cũng chính vì vậy mà nhiều khả năng sai sót có thể xảy ra và doanh nghiệp phải trả giá bằng chi phí. Việc không có nhiều kinh nghiệm thực hành trong việc lên kế hoạch và triển khai chương trình team building sẽ trở thành rào cản của doanh nghiệp, dẫn tới sự kiện không thành công như mong đợi và lãng phí ngân sách.

#4. Chi tất cả tiền vào hoạt động team building

Bà Phùng Thu Trang, Trưởng ban truyền thông của FPT Telecom đưa ra lời khuyên rằng, các doanh nghiệp không nên đổ quá nhiều tiền của vào các hoạt động team building mà nên gắn kết tổ chức một cách hiệu quả nhất bằng chi phí hợp lý nhất. Con số bà đưa ra là chỉ nên dành khoảng 60% tổng chi phí các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho các hoạt động team building.

Chi bao nhiêu tiền cho các hoạt động team building là hợp lý?

Nhiều chuyên gia cũng nhìn nhận các chương trình team building dạng cuộc thi, trò chơi chỉ là những hoạt động ngắn hạn và có dư âm nhất định. Muốn có sự gắn kết dài lâu, doanh nghiệp phải khiến các thành viên đều có chung mục tiêu, cùng nhau thực hiện một sứ mệnh chung nhất và từ đó sẽ có sự đồng nhất về quan điểm, văn hóa. Khi ấy, mỗi cá nhân sẽ tự hình thành thói quen và văn hóa doanh nghiệp được xây dựng, càng ngày càng hoàn thiện hơn.

Tuy nhiên, họ cũng khẳng định những hoạt động team building là không thể không có. Tuy đây là những hành trình ngắn nhưng không thể phủ nhận hiệu quả gắn kết của team building. Dư âm của các chương trình này là sự kết nối, phá vỡ khoảng cách để tiếp theo sau là các hoạt động thân mật, gia tăng tương tác để thấu hiểu nhau hơn.

Được kế thừa chất lượng dịch vụ tuyệt vời, mạng lưới đối tác sâu rộng và các nhà cung cấp uy tín từ tập đoàn Asia Vacation Group (AVG), Kỳ Nghỉ Việt tự tin khẳng định thế mạnh của mình trong việc tập trung mạnh mẽ vào các dịch vụ du lịch cao cấp bao gồm tour du lịch trọn gói, đặt phòng khách sạn/ resort/ villa và đặc biệt là tổ chức các sự kiện team building lớn cho nhiều doanh nghiệp đoàn thể như Tek Experts, Manulife, MBbank...

Với đội ngũ tâm huyết và sự nghiên cứu thường xuyên nhằm thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, AVG – Kỳ Nghỉ Việt đã nhanh chóng nhận được sự tín nhiệm của nhiều tập đoàn, doanh nghiệp, các Khu công nghiệp lớn tại nhiều tỉnh thành trên khắp cả nước như Hà Nội, Hải Dương, Hưng Yên, Bình Dương, Đồng Nai,…và chắc chắn cũng sẽ mang lại những giá trị gắn kết đáng giá cho doanh nghiệp bạn.

----------

KỲ NGHỈ VIỆT | Hành trình truyền cảm hứng
🏢 VP Hà Nội: Tầng 11, Hapulico Center Building, 85 Vũ Trọng Phụng, Thanh Xuân, Hà Nội
☎️ Hotline Tư vấn miễn phí và đặt tour 24/7: 1800 0029 | 088 890 0029
🌏 Website đặt tour trực tuyến: www.kynghiviet.vn
📧 Email: sales@kynghiviet.vn